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会议常识

会场选择的基本步骤方法

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会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地。

以下6个基本步骤都需考虑进去:


确定会议目的

确定会议形态

决定实质上的需求

考虑与会者的期望

选择何种会议地点与设备

评估选择的正确性


如何组织会议工作?

一、 会前准备

①确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?

②确定会议的目的。你试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案?

准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。

④收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多,将其要点摘录出来。

会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅

根据要讨论的问题限定与会人员。

在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。


二、会议期间控制

叙述会议的目的。

②核对并记录与会者。

③根据议事日程顺序提出每个项目,然后进行讨论,征求有关与会者的意见。

④给每一个人表述自己意见的机会。

⑤控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上,应及时引导到议题本身。

⑥如果讨论变得复杂,出现各种不同的见解时,你要根据自己的理解将各种观点加以概括。

坚持预定的时间,不要拖延。

⑧在每个项目讨论结束后加以概括,以便决策或达成结论。

⑨在会议结束时,对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论,可以推迟到下一次会议。

⑩确定下次会议的议题和时间。


三、会后工作

①在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。

②根据会议,对执行进行监督和检查。


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